Redovisning av medlemmar19 oktober 2012 14.23 av Lady Yuna

Redovisning av medlemmar

Styrelsen har länge haft önskemål om en slags bidragssida; som nu kommer att kallas ”föreningssidan”. Den fokuserar på att redovisa medlemmar via Excel, andra bidrag man kan söka, bilda förening, testgrupp, information kring allt som rör förbundet och dess interna kommunikation.

När det gäller redovisningen av medlemmar kommer vi att försöka förenkla processen för kansliet och för er som ska registrera. Vi inser att det kanske blir lite inkörningsproblem men det får ta den tid det tar. Vi uppskattar alla försök att använda systemet när det väl ligger uppe.
Huvudregeln är att föreningarna redovisar sina medlemmar i excelformat i januari 2013.
Man använder följande ordning på de uppgifter som ska redovisas kommer att skickas ut på mail till er i föreningarna och vi kommer att lägga upp den som en nyhet på vår sajt goodgame.se.

Excelfilen kommer ni att kunna ladda upp i ett system på föreningssidan när det är dags i januari. Alternativt skicka den på mail. Observera också följande: Ni lägger informationen i excelfilen i den ordning som ni ser i filen. Ni som inte kan registrera de sista fyra siffrorna i peronnumret får låta bli, men ni ska till i januari 2014 tillämpa detta fullt ut. Den redovisning som ni gör i januari 2014 ska alltså innehålla den 4 sista siffrorna i personnumret.
Registreringsdatum är det datum då medlemmen blev medlem hos er för första gången. Har man gjort en ny registrering av något slag räknas detta datum om det gamla inte finns kvar. Tänk naturligtvis på hur medlemsreglerna ser ut. De personer som ligger i registret ska vara medlemmar den siste december 2012. Detta betyder att har man reggat sig för första gången ex den 1 februari 2011 och återregistrerat sig den 1 mars 2012 så är man medlem tom den siste februari 2013. Alltså ska denna medlem tas med. Är man bara medlem till den siste november 2012 så skall denna medlem inte tas med. Man måste ha ett medlemskap som löper över den siste december 2012.

Alla medlemmar ska redovisas men ni kan bara få bidrag för de som är mellan 6 - 25 år .
Om ni inte har medlemsavgift i föreningen måste ni använda er av ett elektroniskt medlemsregister. Detta får tolkas som en slags databas där medlemmen själv skrivit in sig och sina uppgifter. Mindre föreningar kommer att kunna använda vårt register igen när det läggs upp.
Har ni medlemsavgift om så än bara 5 kronor, behöver ni inget elektroniskt register utan kan då lämna en lista enligt ovan i excelformat. (Då revisorn var väldigt tydligt emot andra format än excel)
Petra Schulze kan kontaktas när det gäller dessa frågor ovan, om systemet och hur det kommer att fungera. Hon arbetar sedan den 25 september på halvtid med detta (och annat) tillsammans med Robin Ekström på Datorbasen som sköter produktionen av föreningssidan.
petra(at)goodgame.se 073-644 08 87

Vi har haft kraftiga förseningar när det gäller designen av Goodgame.se. Systemet i en första version är klart och designen ligger på men vi fyller på med texter från kansliet under tiden. Anledningarna till förseningen är flera. När Sverigekampen.se skulle få ett förändrat och utvecklat innehåll bestämdes det att Goodgame.ses design skulle ligga i linje med denna. För att detta skulle bli bra valde vi att fortsätta med samma designer även om det innebar förseningar.
Sverigekampen.se kommer att bli supporterad så fort vi får klar Goodgame.ses första version. Därefter kommer den att byggas ut ytterligare med funktioner. Tanken är att den kommer att kunna samköras med föreningssidans medlemsregister så att de medlemmar som väljer att delta i en turnering på Sverigekampen.se också kommer att kunna samla medlemmar från dessa turneringar ner i sitt föreningsregister. Detta har tidigare inte varit möjligt. Naturligtvis måste dessa föreningar vara medlemmar i Riksförbundet Goodgame. Kostnaden för den webbutveckling som sker nu ligger på projekten och gynnar också förstås dessa, men även andra nuvarande och framtida föreningar hos oss i förbundet.

Nu under hösten har vi drabbats av likviditetsproblem beroende av att Leader och länsstyrelserna tar ganska lång tid på sig att betala ut pengar. Vi måste alltså använda de pengar vi har för att först betala utgifter och löner för projekt och sedan först i efterhand får vi pengarna för utläggen. Vi försöker nu lösa situationen månad för månad. Detta har lett till att en förening kommer att få vänta på delar av sitt verksamhetsbidrag till dess att externa medel börjar trilla in. Förseningen för föreningen ligger nu alltså sedan den 3 september 2012 då dessa medlemmar blev godkända för utbetalning.